edit

Time mangement mantra: 'do_or_delegate-divert-def-dump-delete'

Posted by Rene Jansen Sat, 19 Aug 2006 19:59:00 GMT

Bij de start van Winkwaves hebben we onszelf als doel gesteld om "goed gereedschap" te maken voor kenniswerkers. Ofwel, een betere ondersteuning bieden voor beleidsmedewerkers, consultants, onderzoekers, schrijvers of andere mensen met een kennisintensieve job. Met watvindenwijover.nl hebben we een eerste vingeroefening gedaan om een platform te creëren om kennis te delen en met mensen in contact te komen die vergelijkbare (of juist heel andere) interesses en kennisgebieden hebben. Een ander gebied waar we kenniswerkers op termijn mee zullen gaan ondersteunen is bij het afhandelen van hun binnenkomende e-mails, een belangrijk onderdeel van het time-management van kenniswerkers. Wat eerste gedachten om jullie reactie te vragen in deze blogpost.

Er is de afgelopen jaren al veel geschreven over het afhandelen van binnenkomende informatie en e-mails. David Allen is natuurlijk één van de guru's op dit gebied, veel mensen hebben zich de afgelopen jaren bekwaamd in zijn "getting things done" filosofie. Een afgeleide aanpak is samen te vatten met het mantra 'do_or_delegate-divert-def-dump-delete'. Bij elk bericht dat je binnenkrijgt loop je dan langs dit mantra:

• Do now
  Als het afhandelen van de mail minder dan 2 minuten kost: gelijk doen;
• Do later or delegate
  Als het afhandelen langer dan 2 minuten zou duren: zet het op je to-do lijst (ik zal in een volgende post een keer ingaan op to do lijsten) of kijk wie het in plaats van jou kan doen;
• Divert
  Wie moet je over deze mail informeren?
• Def
  Als het een 'definitief' document is, bijvoorbeeld een eindversie van een document, een beslissing of een bevestiging, bijvoorbeeld dat een klant goedkeuring geeft aan een opdracht, dan is dit een bericht dat zo bewaard moet worden dat je het eenvoudig kunt overdragen aan anderen. Zolang mail en filesystemen nog niet met tags werken (behalve gmail natuurlijk) verdienen berichten in de def folder een extra laag van folders per klant of project;
• Dump
  Als je denkt dat je deze informatie misschien ooit nog eens nodig hebt, maar nog geen idee hebt waar of wanneer, dan kan deze in de dump-folder: een plaats waar je het eventueel met Spotlight (op de Apple), Google desktop search of Copernic desktop search op de PC wel weer terug vindt, dus steek geen tijd in moeilijke folder-substructuren;
• Delete
  Je kunt vaker berichten weggooien dan je denkt. Veel informatie is eventueel alsnog wel te reproduceren of terug te vinden.

Het interessante is dat dit mantra aansluit op de meeste time-management technieken en daarmee helemaal niet schokkend of nieuw is, maar dat zo'n mantra nog steeds niet goed ondersteund wordt in het vandaag gebruikte "gereedschap" voor kenniswerkers. Wij willen hier verandering in aanbrengen in ons streven om "goed gereedschap" te ontwikkelen. Zin om ons daar bij te helpen? We horen graag van je via info@winkwaves.com, want we kunnen nog wel wat hulp gebruiken!