Kennismanagement ofwel de kunst van vervanging (de derde pijler)

Posted by Mark Schoondorp Mon, 29 Sep 2008 07:07:00 GMT

Het grootste nadeel van kennis is niet dat het de gevestigde orde bedreigt, zoals tirannen denken. Of dat het zo snel veroudert, zoals de huidige generatie denkt. Nee, het grootste nadeel van kennis is dat je het niet bij de slager kunt kopen. Kennis is ongrijpbaar, onzichtbaar en staat altijd ter discussie, waarmee het grote overeenkomsten vertoont met zoiets vaags als 'de menselijke ziel'. Een systeem voor kennisdeling is dan ook, op zijn zachtst gezegd, best een gewaagde onderneming. Toch is kennisdeling, naast social networking en gesprekken, de derde pijler onder Winkwaves Kenniscafé. Dit is het laatste artikel in een reeks van drie over de fundering onder Winkwaves Kenniscafé.

Iedere organisatie heeft, met de vergrijzing en de veranderde arbeidsmoraal, te kampen met een fors verloop van personeel. Als antwoord op deze trend besloot veel management, als in een natuurlijke reflex, om te trachten de kennis los te koppelen van mensen en met behulp van ISO normeringen, dikke handboeken en omvangrijke databases procedures en feiten te boekstaven.
Voor organisaties die opereren in de kenniseconomie en hun geld verdienen met dienstverlening, heeft deze opzet van kennismanagement in weinig geresulteerd. De waarde namelijk van kennismanagement in een dergelijke omgeving ligt minder in het conserveren van wat bekend is, en meer in de mate waarin kennismanagement erin slaagt de organisatie te assisteren bij het zich aanpassen aan de nieuwe omstandigheden. Kennismanagement is in wezen de kunst van de vervanging. Als de Direct Marketeer vertrokken is naar een nieuwe baan, bij wie moet ik dan nu zijn? En als wij een nieuwe medewerker hebben met specifieke ervaring, hoe zorg ik er dan voor dat anderen hem vanaf dag 1 kunnen vinden als ze hem nodig hebben?
Een goed systeem voor kennismanagement biedt een continu actuele toegang tot mensen in de organisatie die de kennis hebben waarnaar je op zoek bent.

De nieuwe medewerker

"Ik zal je even voorstellen, dit is... en hij komt" - het alom bekende rondje van de nieuwe medewerker is een vast ritueel binnen iedere organisatie, klein en groot. Maar hoever reikt het rondje? De kantoortuin? De gang? De vestiging? En wat beklijft er van deze kennismaking? Leuke stropdas, gaaf kapsel, die schoenen kunnen dus echt niet...De directe mensen om de nieuwe medewerker heen hebben na een dag al een aardig beeld van hem. Voor de anderen blijft hij lang 'de nieuwe medewerker'. Door roddels, verhalen en gezamenlijke projecten verovert hij langzaam maar zeker een plek in de organisatie. Dit gaat in een tempo dat gedicteerd wordt door geografische, hiërarchische en culturele beperkingen.
Een online omgeving waarin iemand zich niet alleen kan voorstellen, maar ook direct kan participeren, leidt tot een aanzienlijke versnelling van dit proces van integratie. Want in een dergelijke omgeving kan iemand zich sneller profileren en zo bij die mensen op het netvlies komen die behoefte hebben aan zijn expertise. Zeker als deze omgeving erop gericht is het vinden van de juiste persoon voor de juiste vraag te faciliteren, een systeem dat niet blijft hangen bij de 'oude' bekenden, maar keer op keer evalueert wie er nu de juiste persoon is. En daarbij de gesprekken die gevoerd worden, wie wat waardeert, en wie wat doet, laat meewegen. Een dergelijk systeem is Winkwaves Kenniscafé.

In Winkwaves Kenniscafé beschouwen we kennis als een optelsom van 1) wie je zegt dat je bent, 2) wat anderen van je zeggen, 3) wat je toevoegt aan de online omgeving en 4) want anderen doen met jouw bijdragen. Op deze wijze ontstaat een mix van zeggen en doen, en van je activiteiten in de online omgeving en van je activiteiten elders. Bovendien zorgt het systeem ervoor dat iedere expert gewogen wordt in het licht van alle aanwezigen op het platform. Maar waar we in Winkwaves Stage iemand plompverloren als expert aanwezen, zonder toestemming van de persoon in kwestie, hebben we inmiddels geleerd dat mensen graag zelf controle willen houden over hun status. Dus je bent pas een expert als je er zelf mee accoord gaat. De eerlijkheid gebiedt wel te zeggen dat niet al deze regels op dit moment al live staan. Ze zijn ontworpen, en staan nu in de steigers.

Een bruisend café

In deze en de vorige twee blogposts zijn de drie pijlers van Winkwaves Kenniscafé aan bod gekomen, te weten: 

• social networking
• gesprekken
• kennisdeling

Op deze drie pijlers hebben wij een omgeving ingericht die we Winkwaves Kenniscafé hebben genoemd om het sociale karakter van de omgeving te benadrukken. Maar de ware essentie van de omgeving ligt in het gebruik dat mensen ervan maken. En inmiddels is wel duidelijk dat een online omgeving alleen zelden een groep kan creëren. Als er geen behoefte is aan groepsvorming, als er geen behoefte is aan gesprekken, als er geen behoefte is aan kennisdeling, als er geen behoefte is om samen sterker te zijn dan alleen, dan zal een Winkwaves Kenniscafé een trieste omgeving zijn, zo eentje waarin de dame op leeftijd de toog afstoft en een enkele heer op leeftijd de hele dag zoekend in de spiegel staart of er nog iemand binnenkomt, tot ook hij uiteindelijk naar buiten sloft en besluit nog liever thuis te zitten dan in deze graftombe.

Maar is er 1 organisatie in de wereld te vinden die niet juist begonnen is om samen sterker te zijn? Is niet juist het wezen van elke organisatie om gezamenlijk meer te bereiken dan individueel mogelijk was? En als er 1 medewerker wegvalt, om welke reden dan ook, direct de taken over te laten nemen door anderen in de organisatie? Wie het ondersteunen van een dergelijke organisatie ook serieus online wil doen, nodigen wij van harte uit kennis te maken met Winkwaves Kenniscafé en dit platform voor social networking en kennisdeling onder een eigen naam en vormgeving te introduceren op de eigen werkvloer. Want we weten inmiddels ook dat het mogelijk is om een goed florerend, bruisend café in te richten, waar 's avonds laat nog de kennis uit de luidsprekers knalt. Al blijft het probleem van kennis bestaan: ook bij ons kan je het nog steeds niet bij de slager kopen.